Mediation ist ein Verfahren, in dem sich Konfliktparteien auf einen Dialog einlassen, um selbstverantwortlich nach Lösungen für Konfliktthemen zu suchen und diese einvernehmlich zu vereinbaren. Voraussetzung hierfür ist unter anderem, dass die Konfliktparteien freiwillig teilnehmen und zumindest bereit sind, einen Versuch zu unternehmen, den Konflikt auf diesem Wege beizulegen.

Dass die Konfliktparteien ihren Konflikt eigenverantwortlich lösen, entlastet die Führungskräfte davon, den Konflikt allein lösen zu müssen, z.B. in dem sie strittige Entscheidungen final entscheiden, klärend oder vermittelnd eingreifen, Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten neu regeln, Mitarbeiter versetzen oder Teams umstrukturieren.

Oftmals kommt die Mediation erst dann zum Einsatz, wenn zuvor andere Wege, den Konflikt zu bewältigen, gescheitert sind. Man kann sich vorstellen, dass die Herausforderung, dies nun selbst in die Hand zu nehmen, für die Konfliktparteien groß ist. Sollen sie nun doch selbst lösen, was anderen bislang nicht gelungen ist.

Entscheiden sich Organisationen und deren Führungskräfte, den Weg der Mediation zu beschreiten, legen sie die Verantwortung für den Konflikt und dessen Lösung für die Dauer des Mediationsprozesses in die Hände der Konfliktparteien. Sie geben damit aber nicht jegliche Verantwortung ab. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass sie die Mediation durch gute Rahmenbedingungen stützen und so einen Erfolg ermöglichen. Nach meiner Erfahrung sind vier Punkte dabei zentral:

Ein verlässlicher und vertrauensvoller Rahmen ist unabdingbar für das Gelingen einer Mediation. In den meisten Fällen vereinbaren die Konfliktparteien Vertraulichkeit für das Verfahren. Trotzdem müssen in der Regel weitere Personen eingebunden werden, etwa die Vorgesetzten, die Personalentwicklung, der Betriebsrat oder andere Funktionsträger der Organisation. Für die Konfliktparteien ist es hilfreich, wenn sie darauf vertrauen können, dass alle Informationen vertraulich behandelt werden. Wo das nicht möglich ist, bedarf es Transparenz darüber, so dass die Konfliktparteien selbst bestimmen können, was sie einbringen und was nicht.

Flexibilität für die Prozessgestaltung ist eine wichtige Rahmenbedingung. Jede Mediation verläuft anders. Je nach Anzahl der Konfliktthemen, der Zahl der Beteiligten, der Intensität des Konflikts und der Bereitschaft zu einer Einigung dauert ein Verfahren kürzer oder länger. Entscheider haben ein berechtigtes Interesse zu wissen, wie es um die Kosten und die Erfolgsaussichten des Verfahrens bestellt ist. Sie wollen abschätzen ob, sich Kosten und Aufwand lohnen. All das ist nur sehr begrenzt vorhersagbar. Mediation erfordert auch von den Entscheidern die Bereitschaft, "auf Sicht" zu fahren, also im Prozess flexibel zu entscheiden, ob und wie sinnvoller Weise weiter vorgegangen werden soll.

Es muss zudem Transparenz über die Rahmenbedingungen und den Entscheidungsspielraum der Konfliktparteien bestehen. Über welche Themen dürfen die Konfliktparteien - ohne Rücksprache - selbst entscheiden, wo können sie in Entscheidungen einbezogen werden, wozu sollen sie Vorschläge erarbeiten, wozu können sie angehört werden und welche Themen stehen nicht zur Debatte? Darüber muss vorab Klarheit geschaffen werden, ebenso wie über die (limitierenden) Rahmenbedingungen, wie z.B. Kostendeckelung, rechtliche Vorgaben, etc.

Die Einbindung und Mitarbeit der übergeordneten, nicht beteiligten Führungskräfte ist ein wichtiger Gelingensfaktor. Das betrifft zum einen eine wohlwollende Haltung der Vorgesetzten, die Vertrauen in die Konfliktparteien hat, dass diese ihren Konflikt eigenverantwortlich lösen können. Zum anderen die Bereitschaft von Führungskräften, den Klärungsprozess bei Bedarf nach Kräften zu unterstützen. Sie sind insbesondere gefragt, wenn es gilt, Klarheit über die Möglichkeiten der Lösungsgestaltung zu schaffen.

Im weiteren Verlauf der Mediation wandte sich eine der Konfliktparteien direkt an den Personalentwickler und fragte ihn nach einer Vertrauensperson, die sie in dem Konflikt begleiten könnte. Der Personalentwickler teilte ihr mit, dass er dafür nicht zuständig sei und man doch bereits die Mediation finanziere. Im weiteren Verlauf der Mediation wurde dann deutlich, dass die Konfliktpartei dies als schroffe und parteiliche Zurückweisung erlebte. In der Folge sah sie nun in der Mediation in erster Linie ein "Instrument des Unternehmens" mit dem Zweck, sie ruhigzustellen. Erst die Einbindung eines Betriebsrats, der zur Mediation hinzugezogen werden sollte, dann aber letztlich doch nur die Konfliktpartei direkt begleitete, stellte wieder genügend Vertrauen her, um den Prozess fortzusetzen.